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信書の送り方と注意点|あまり認知されていない信書もあるのでご注意を

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信書を発送したいがどういうふうに送ればいいかわからない。

信書は郵便法で発送の仕方が決まっています。

正式な発送方法を使わないと罰則が適用されてしまうので、信書を扱う時は注意が必要です。

信書の発送の仕方、梱包、料金などの注意点、ポイントをまとめてみました。

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信書は郵便法で送る方法が決まっている

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と総務省からの規定があり、郵便法によって信書便法を受けた運送業者のみ配達となっております。

民間配達業者で信書便法を受けていない業者は、信書の配送ができません。

違反をすると、【郵便法第76条】により、発送主(送り主)に、3年以下の懲役又は360万円以下の罰金という罰則が課せられます。

信書とはどういう書類が当てはまる?

信書に該当する文章

「書状」(お手紙)

「請求書類」

例:納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、レセプト、推薦書、注文書、給与支払報告書などです。

「会議招集通知」

例:結婚式の招待状、業務を報告する文章などです。

「証明書」

例:印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、健康保険証、登記簿謄本、車検証、履歴書、給与支払明細書、産業廃棄物管理票、保険証券、振込証明書、輸出証明書、健康診断結果通知書、などです。

その他の点検、調査、検査などの結果を通知する文章です。

「ダイレクトメール」

・文章自体に受取人が記載されている文章

・商品購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に出す趣旨があきらかな門限が記載されている文章

このような書類は信書になります。

意外と知られていませんが、手紙や請求書なども信書に含まれますので郵便局以外の業者では佐川運輸の飛脚特定信書便で送って下さい。

その他、信書便法を受けていない業者で信書を発送すると違反になるので気をつけましょう。

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信書を送ることができる配送方法

信書を送る方法は、

日本郵便で発送の場合

  • 定形郵便(25グラム以内)→82円
  • 定形外郵便(50グラム以内)→120円
  • レターパックライト →360円
  • レターパックプラス(手渡しでお届け)→510円
  • EMS(国際郵便・料金は荷物の重さや、送る国で違ってきます。の料金になっています。)→1400円からです。
  • スマートレター →180円
  • ミニレター(郵便書簡)→62円

での信書の発送が可能です。

日本郵便での発送であれば信書を扱うには問題が無いので、信書を送る時は日本郵便を使って送るのが無難だと思います。

佐川運輸で発送の場合

  • 飛脚特定信書便(大きさや、重量、送り先などで料金が違います。)

信書を送る方法

信書を送る時の梱包方法は、普通の茶封筒に入れて定形郵便で25グラム以内であれば82円で発送可能です。

信書を折らずに送る場合は(賞状など)ダンボールなどで補強し、定形外郵便で発送するのをおすすめします。

最も安く発送できるのがミニレター(郵便書籍)です。

62円で発送可能で郵便局窓口で販売しています。

ただし、追跡や賠償はありませんので注意して下さい。

重要信書などはレターパックライトや速達、などは荷物お届けなどにトラブルが発生しても追跡ができます。

手渡しのレターパックプラスは手渡しで追跡も領収印もありますので安心できると思います。

信書を送る時の注意点

信書を発送する時は発送方法が色々ありますので、書類によって選んでみて下さい。

重要信書の場合は料金をプラスして、荷物が行方不明になっても追跡できるように発送すると安心です。

信書が認められていない配送方法を使うと、【郵便法第76条】により罰則(3年以下の懲役又は360万円以下の罰金)になリますので、日本郵便もしくは、佐川運輸の飛脚特定信書便で信書発送して下さい。

その他の配送業者では信書の発送はできません。

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まとめ

  • 信書は、信書便法を受けた業者のみ発送可能です。
  • 信書に該当する文章は、「書状」「請求書類」「会議招集通知」「証明書」「ダイレクトメール」になります。
  • 送る信書によって色々なサービスが利用です。

民間配達業者で信書便法を受けていない業者は、信書の配送ができません。

重要信書はレターパックライト・レターパックプラス・速達などをおすすめします。

一番安く信書を送る方法は、ミニレターです。

信書を認められていない配送方法で発送すると、【郵便法第76条】により3年以下の懲役又は360万円以下の罰金という罰則が課せられますので信書を送る時は注意が必要です。

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